Vengo de una charla de José Miguel Bolivar sobre “productividad en la era de la información“, bajo el auspicio de Neore y me ha servido para darme cuenta de que en la
sociedad en que vivimos lo importante no es hacer sino decidir qué hacer. Si me paso doce horas al día haciendo cosas, saltando de una a otra sin ningún criterio o con el criterio de evitar las que menos me gustan, mi productividad será probablemente baja.
La productividad se define como la relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. En muchas actividades del siglo XXI un recurso importantísimo es el conocimiento, por lo que habría que incluir en el denominador el coste de oportunidad del no aprovechamiento del conocimiento.
Hace unos días estuve presenciando un simulacro de un incidente con múltiples víctimas. Ahi la productividad se podría medir por el tiempo empleado en la atención y evacuación de las víctimas graves en relación a los recursos empleados. Los recursos fueron muchos y la productividad no es baladí, ya que cada minuto de ahorro en la evacuación son varios puntos de aumento de la esperanza de vida de la víctima.
Como digo, alli hubo muchos recursos y la coordinación la clave del éxito o fracaso. Cientos, sino miles de decisiones se tomaron en aquellos minutos, y de lo bueno o malo de esas decisiones dependía el tiempo de evacuación. Estudios realizados al respecto hablan de posibilidades de ahorro de más del 30% con una buena orquestación. Mismos recursos, muy difernete productividad si se tiene una buena toma de decisiones directa o soportada por herramientas telemáticas.
José Miguel explicó los fundamentos de GTD (Get Things Done), una metodología de gestión de las actividades que planteó David Allen que tiene cientos de miles de seguidores en todo el mundo.
GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas que se decida ejecutar.
A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el
establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.
Su experiencia personal es que se consiguen aumentos de productividad personal del órden del 40%. Otros participantes que había en la sala no pudieron concretar las mejoras pero las calificaron de “exponenciales“.
También se comentó que este método necesita una motivación muy fuerte y que no es fácil de hacer el cambio de paradigma. Los presentes hablaron de varias “caídas del vagón” en el proceso de aprendizaje, pero que siempre decides reincorporarte porque eres consciente de lo que te pierdes si abandonas.
Por último señalar que GTD es un sistema que se debe de aceptar en su totalidad o desistir. Medias tintas llevan a la frustración. El apoyo de un proceso de coaching para consolidar el cambio de hábitos se ha considerado muy conveniente.
No puedo hablar en primera persona pero las bases y el fundamento me han animado a probarlo de nuevo. Hace un año había empezado con ello, pero por mal camino: con una herramienta informática y muy escéptico. Lecturas recomendadas las que adjunto en fotos. En ese órden.
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